AI-Revisjon/Eksempel
Slik ser rapporten ut.
Dette er de ni delene du får innen 24 timer etter samtalen, vist med et tenkt eksempel. Bedriften og tallene under er illustrasjon, ikke en ekte kunde. Når en levert rapport er anonymisert med samtykke, byttes eksempelet ut med den.
Tenkt eksempel
Eksempelbedriften AS, en håndverksbedrift med 9 ansatte. Daglig leder svarte på skjemaet og tok samtalen sammen med kontoransvarlig. Timeverdien de oppga i skjemaet er 900 kroner.
1. Sammendrag
- Den største tidstyven er tilbud som skrives fra bunnen hver gang. Rundt 4 timer i uka.
- Den største gevinsten er en tilbudsmal med prisliste som AI-en fyller ut fra en kort beskrivelse. Anslått 3 av de 4 timene.
- Fire tiltak samlet frigjør anslagsvis 7 timer i uka. Forutsetningene står ved hvert tiltak i del 3.
- Verdien er rundt 27 000 kroner i måneden med bedriftens egen timeverdi. Regnestykket står i del 7.
- Start med tilbudsmalen. Den sparer mest, tar under en time å sette opp, og brukes hver uke.
2. Prioriteringsmatrisen
Alle oppgavene fra samtalen, plassert etter hvor mye de sparer og hvor mye det koster å sette opp.
| Rute | Oppgaver | Hva vi gjør |
|---|---|---|
| Start her | Tilbud, møtenotater, ukesrapporten, svar på vanlige e-poster | Kjapp-lista og fire-dagersplanen |
| Fyll inn | Innlegg til sosiale medier | Nevnes, prioriteres ikke |
| Dropp | Automatisk prising av spesialoppdrag | Nei. For mye skjønn, for lite volum |
| Større prosjekter | Svar på innkommende forespørsler innen fem minutter, en second brain for hele bedriften | Del 6, krever oppsett |
3. Kjapp-lista
| Oppgaven i dag | Tiltaket | AI tar |
|---|---|---|
| Tilbud skrives fra bunnen, 4 timer i uka | Tilbudsmal med prisliste, AI-en fyller ut fra tre linjer om jobben | Rundt 3 timer. Resten er befaring og kundetilpasning |
| Møtenotater skrives etterpå eller ikke i det hele tatt, 1,5 timer i uka | Innebygd møtereferat i Teams, og en skill som gjør referatet til notat og oppfølging | Rundt 1 time |
| Ukesrapporten samles fra tre systemer, 2 timer i uka | Én eksport per system, AI-en setter sammen rapporten etter fast mal | Rundt 1,5 timer |
| Svar på de samme spørsmålene på e-post, 2 timer i uka | Svarmaler for de ti vanligste, AI-en foreslår utkast som sendes etter gjennomlesing | Rundt 1,5 timer |
Forutsetningen for alle fire er at tallene for tid i dag er det dere selv oppga i skjemaet og samtalen. Er de feil, sier du fra i gjennomgangen, og garantien gjelder.
4. Verktøyene
Kun det som trengs for tiltakene over. Jeg selger ikke lisenser og får ikke provisjon.
- Claude-abonnement, brukes til tilbudsmalen, notatene, rapporten og svarmalene. Rundt 200 kroner i måneden per bruker, to brukere. Oppsett på under en time, ikke teknisk.
- Møtereferat i Teams, dere har det allerede i Microsoft 365. Slås på i innstillingene, fem minutter.
- Kan sies opp. Det separate notatverktøyet dere betaler for i dag, når referatet i Teams er på plass.
Sum verktøykost per måned, rundt 400 kroner. Det som sies opp, trekkes fra.
5. Fire-dagersplanen
Fire ting du gjør selv, en per dag, under 30 minutter hver. Til sammen gir de mer enn halve gevinsten i rapporten.
- Dag 1. Opprett Claude-abonnement for deg og kontoransvarlig. Lim inn instruksjonsfilen jeg har lagt ved, den forteller AI-en hvem dere er.
- Dag 2. Legg inn tilbudsmalen og prislista. Skriv tre linjer om en jobb dere hadde forrige uke, og se på utkastet.
- Dag 3. Slå på møtereferat i Teams. Ta neste kundemøte der, og lim referatet inn med notat-skillen.
- Dag 4. Send meg de ti e-postspørsmålene dere får oftest. Svarmalene ligger klare i vedlegget, legg dem inn.
6. Større prosjekter
Det som gir stor effekt, men krever oppsett utover det dere bør gjøre selv.
- Svar på forespørsler innen fem minutter. I dag går det i snitt en dag før noen svarer på skjemaet på nettsiden. En agent som leser forespørselen, foreslår et svar i utkast og varsler den som skal følge opp, ville tatt det ned til minutter. Anslått 2 timer i uka spart, og trolig flere jobber. Krever oppsett, pris etter samtale. Kan vente til de fire tiltakene over er i drift.
- En second brain for hele bedriften. Tilbudene, rutinene og kundene samlet der AI-en leser dem før hver oppgave. Gjør alle de fire tiltakene bedre, og er grunnlaget for alt som kommer etter. Krever oppsett, og du får et fast tilbud hvis du vil ha hjelp. Anbefalt som neste steg om tre måneder.
7. Regnestykket
- Timer frigjort per uke, sum av del 3. 7 timer.
- Ganger 4,33 uker i måneden. 30,3 timer.
- Ganger timeverdien dere oppga. 900 kroner.
- Er lik 27 279 kroner i måneden.
- Minus verktøykost. 400 kroner.
- Netto rundt 26 900 kroner i måneden.
Prisen på revisjonen er tjent inn i løpet av den første måneden tiltakene er i drift. Regnestykket bruker deres eget tall for timeverdi. Vil du endre det, endrer resultatet seg tilsvarende.
8. Det AI ikke bør røre
Sluttbefaring og klagesaker. Det er der relasjonen til kunden avgjøres, og der skjønnet deres er verdt mer enn tiden. Personalsaker og alt som gjelder enkeltansatte holdes utenfor AI-verktøyene helt, og det står i instruksjonsfilen. Kundelistene legges ikke inn i sin helhet, bare det som trengs for den enkelte oppgaven.
9. Neste steg
- Gjør fire-dagersplanen.
- Book gjennomgangen, 30 minutter, så går vi gjennom rapporten sammen.
- Bestem selv hva som skjer med de større prosjektene. Selv, med noen dere allerede bruker, eller med meg. Revisjonen trekkes fra hvis dere velger meg.